Porządkując sprawy rodzinne możemy stanąć w obliczu pytania, czy po danej osobie było przeprowadzone postępowanie spadkowe. Zdarza się tak na przykład w sytuacji, gdy odkrywamy że w księdze wieczystej prowadzonej dla danej nieruchomości figuruje jako właściciel krewny, który od dawna nie żyje. Bez zmiany treści księgi wieczystej nie może być ona przedmiotem czynności prawnej.

Ustalenie kręgu spadkobierców jest niezwykle istotne, gdyż prowadzi do sukcesji należących do niej praw i obowiązków. W naszym systemie prawnym podstawą dziedziczenia może być testament, w którym testator ustala, kto będzie po nim dziedziczył lub ustawa. W przypadku braku testamentu, krąg spadkobierców ustalany jest w oparciu o przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny. Fakt dziedziczenia może potwierdzić Sąd wydając postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub notariusz sporządzając akt poświadczenia dziedziczenia. Oba dokumenty określają które osoby i w jakim udziale nabywają prawa do spadku po danym spadkodawcy.

Aby ustalić, czy po danym spadkodawcy toczyło się postępowanie spadkowe oraz czy został wobec niego sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia lub postanowienie o stwierdzenie nabycia spadku musimy najpierw ustalić, w którym roku zmarł. Jeżeli otwarcie spadku nastąpiło po 8 września 2016 r. informacja o prowadzonym wobec niego postępowaniu spadkowym znajduje się w Krajowym Rejestrze Spadkowym.
Krajowy Rejestr Spadkowy to prowadzony przez Krajową Radę Notarialną rejestr, zawierający informacje o notarialnych aktach poświadczenia dziedziczenia sporządzonych w Kancelariach Notarialnych po 1 marca 2009 r., informacje o wydanych przez Sądy postanowieniach o stwierdzeniu nabycia spadku oraz europejskich poświadczeniach dziedziczenia wydanych po 8 września 2016 r. Rejestr dostępny jest na stronie internetowej https://rejestry-notarialne.pl, dostęp do danych jest bezpłatny. Co prawda rejestr nie zawiera treści dokumentów, a jedynie wskazanie gdzie mogą się ona znajdować. Jest to jednak bardzo cenna wiedza szczególnie w sytuacjach, gny nie posiadamy żadnych informacji dotyczących spadkodawcy.

Jeżeli otwarcie spadku nastąpiło przed rozpoczęciem ujawniania danych w rejestrze spadkowym, informacji o prowadzonych postępowaniach spadkowych należy szukać w Sądzie Rejonowym właściwym ze względu na ostatnie miejsce zamieszkania zmarłego.